リーマンライフハック

悩める30~40代の男性に向けて、東証一部上場企業に勤めるサラリーマンが書くブログ

本末転倒、ブラック企業になってしまうダメ会社の「働き方カイゼン」に気を付けよう

アホ上司のカイゼン(笑)には付き合わないようにしましょう。

 

 

 

ダメな働き方改革の模範例

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嫁の会社でダメな「働き方カイゼン(笑)」の模範例があったらしく、そのご紹介から。

 

接客業で「①受付社員が1次簡易チェック→②別の社員が詳細を見る2次チェック」という流れのお仕事で、1次チェックは簡易に受付して、2次チェックで細かく見ていくという基本構成だったようです。

 

しかし、マネージャーが「2次チェックでよくミスする人がいる」という話を聞きつけ、働き方改革(カイゼン?)だと称して次のことを実施したそうです。

 

「受付社員に詳細チェックさせる」

 

これがどういう結果を生んだか、想像にかたくありません。

 

結論、大失敗したそうです。

 

1次チェックは「さばく」業務です。

受付社員に「詳細を見させる」ということをすれば、時間がかかるので「受付が終わらない」という事態になります。当然です。お客様からクレームがでます。簡単な構図です。

 

そして、更にウチの嫁は子育てしていて時短なので、早めに帰ってしまいます。それがまた別の社員の方の負担を増加させてしまって、一時的にブラック会社

 

お客様からクレームが出るわ、社員の負荷が高くなって不満は出るわで大失敗したそうです。

最終的に、社員の怒りの矛先がマネージャーに向かって大炎上する形で収束したようです。まぁ矛先が子育てに向かわずトップに向くというのは社員の考えは健全な証拠でしょうか。

 

こんな風に、全体設計を考えないで働き方を変えることは良くないですね。もう模範的な失敗例だと感じました(笑) 

 

 

実は、トラブルなく受付社員に詳細を見させることもできます。人員を増やせばいいのです。人員を増やせば、一人ひとりが時間をかけられますし、お客様に遅いといわれることもありません。 しかし、そうはしなかったそうです。お金がかかる、根性でやりきればいい・・・などと称して。

 

そもそも、2次チェックの社員教育を再度施したり、「さばき業務」が得意な社員を受付に配置し、「チェック業務」が得意な社員を2次チェックに配置換えすればうまくいった気がします。

 

昭和世代の「誰かがあともうちょっと頑張ったら良い感じの業務設計になるんや!」というのは根性論であって、これからの時代には合わないと思います。

 

良い会社にするための「カイゼン思考」

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カイゼンするためには、上記の悪例のようにノリで決めてはいけません。ちゃんと道筋だてて考えて、カイゼンの設計をしないと、脊髄反射で対応するのはアホがやることです。

 

カイゼンするための思考、カイゼン思考を下記します。ひとつひとつ、ステップを踏んで考えていきます。本来、どんなバカでもできる思考方法です。

 

まずトラブルが発生したら、カイゼンする時に考えるのはカイゼンの目的・目標です。

 

①何のためにやるのか?

②その目標値は何か?

です。

 

今回の場合であれば、「1次~2次チェックにおける失敗率を減らす」という目的設計にしてしまったため「1次チェックをする受付社員に負荷をかければよい」という間違った結論に達してしまったものだと思われます。

 

明確に2次チェックでミスが多いと分かっているため、目的設計が的外れです。この場合だと、適切に考えるなら、単純に「2次チェックのチェック成功率を向上させる」ということでいいでしょう。

 

本当はそこから

③現状はどうなっているのか

というリサーチをします。

 

2次チェックの成功率は現在6割、これではよくなくて、上手く仕事が回っていた以前は9割以上であった・・・等と言うのであれば、目標を9割に据え置くべきです。

 

また、なぜそうなっているのか原因追及も必要です。2次チェック社員が別の業務があって忙しいから、チェック業務に集中できていないのか?はたまた、事務職に強くない営業社員を2次チェックに据え置いているため、そもそもチェックする能力が著しく低いからなのか?実はマニュアルが作られていなくて、昔は詳しい社員がいたけど、今はいなくなっていてノウハウ伝承が上手くいっていないからなのか等、定性的・定量的な情報は幾らでも集められます。

 

本来、そこから対策立案です。

その際に重要になるのが

④タイムスパン

です。

 

いつまでに改善するのか?1週間?2週間?様子見の期間を作りましょう。例えば、一時的に配置換えを行い、1週間様子見して、変わらなければマニュアル作成にとりかかる等です。そういったタイムスパンを考えたことをしないと、業務が乱れてしまいます。

 

一方、緊急を要する事態の場合は、やはりリソースをつぎ込むことが必要です。最初の1週間は人員を増やして対応する、1ヶ月だけ予算を増やして派遣社員を雇う、レンタルで支払い機械を導入する等・・・ヒト・モノ・カネのどれかを用いて対処するのがマネージャーの役目です。これができないと管理職失格です。

 

 

もう一度まとめると、カイゼンを進めるためには

①何のためにやるのか?

②目標値は何か?

③現状はどうなっているのか?

④対策立案のタイムスパンは?

これらが重要だということです。覚えておきましょう。

 

おすすめ本

良きマネージャーになるためのおすすめ本はコレです。

新版 はじめての課長の教科書

新版 はじめての課長の教科書

 

この「はじめての課長の教科書」には、生々しいくらい上司と部下の役割や、社内政治などのことまでこと細かに記載があります。自分が30代で課長または一歩手前の方であれば、一読することをお勧めします。

 

他に、こういった事例をもっと見たいという人はコチラ。

チームの生産性をあげる。―――業務改善士が教える68の具体策

チームの生産性をあげる。―――業務改善士が教える68の具体策

 
  • 長時間労働が常態化していて帰れない
  • 仕事が属人化してる
  • 突発的なミス・トラブルが起きると、予定がすべて狂う
  • 時間を取られるムダな会議が多い
  • 上からの指示が曖昧。手戻り連発で非効率

こういったクソみたいな慣習に対する対処法が載っています。ブラック会社で苦しんでいる人にはオススメ。

 

では!