リーマンライフハック

悩める30~40代の男性に向けて、東証一部上場企業に勤めるサラリーマンが書くブログ

打ち合わせやミーティングで話し方が上手くなるためのコツと言い回しを教えるよ

打ち合わせをしていて、「あー、自分って話し方が下手だなぁ、もっと上手くモノゴトを進められないかなぁ」と思ったことはありませんか?

 

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本稿の対象者

 

多くの利害関係者と議論をしながら「落としドコロ」を見つけて着地させる。そんなお仕事をやっている方に向けて、ライフハックを提示します。

議論の進め方は難しい?

議論の主メンバーになって、話を進めようとしたら、バラバラの意見が出てきて、どうも上手くまとめられない。プロジェクトを経験し始める20代後半あたりから、そういった悩みが出てくると思います。

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仕事をしていると、沢山の部署の方と会います。そして、全く同じ議題の打ち合わせをしていても、全く正反対の意見が出てきます。議論が発散してしまうことがままあります。それは何故か?

答えは「立場が違うから」です。立場によってメリットがある人とデメリットの方が大きい人が出てくるからです。

例えば、「タイムカードデータを細かく分析して、従業員の労働時間を把握しよう」というプロジェクトだと、人事部にとっては手間なく労基署に報告ができるため嬉しいですが、情報システム部はシステム改作しないといけないので面倒になるわけです。

 

メリットの方が大きい人は「YES」としか言いません。一方で、デメリットの方が大きい人は「NO」と言ってくるわけです。

これを調整する必要が出てきます。

どうすればいいのでしょうか。

今回は、調整が難しい人(デメリットの大きい人)をいかに説き伏せていくか、についてお話しします。そのために「使える言い回し」をご紹介します。

まずは「心構え」

打ち合わせをして、お願い事をする、こっちがされる。そういう関係を作っていくには、敵対的な関係になってはいけません。社内外関わらず、一つの方向を向いていかないといけないわけです。

そのために、まず「打ち合わせのイメージ」をしておきましょう。こんな感じです。 

  • 身構えさせずふんわりとミーティング開始
  • でも、論点になるとゴリゴリ理詰め議論
  • 最後に互いのやることを確認して爽やかに終わる

最初に「挨拶」

身構えさせず、ふんわりとミーティングを始めるにはどうすればいいのでしょうか?

挨拶をせずにミーティングを始める人がいます。これはNGです!最低限、挨拶をするようにしましょう。

社内のミーティングなんだからいいじゃん?そうではありません。 社内だからこそ、心を互いに解きほぐしてから議論をすることが必要なのです。アイスブレイク等と言ったりしますね。

例)最近、大変ですね

テッパンですが、意外と難しいのが、一番最初のご挨拶です。もうかってまっか?的な話です。この言葉は、かなり重要なのです。

<社外で使えるフレーズ>

  • 御社は今、業績良いらしいじゃないですか
  • 法規制厳しくなるらしいじゃないですか、御社店舗大丈夫ですか
  • IoTって御社も進められているんですかね

<社内で使えるフレーズ>

  • 部長が厳しい人に変わったから、大変ですね
  • なんか、役員最近イラついてるらしいですね
  • 残業の取締りが厳しくなって、管理職はお互い大変ですね

 

業界・社内の状況がベターです。お互いの状況をパッと見極めるための雑談です。特に意味はないこともありますが、雑談に意味を持たせると、グッとミーティングの戦略が広がります。

例)我々ってワンチームですよね

本当にミーティングが上手い人は、この「入り方」が芸術的です。 こういった「当たり前だけど仲間であることを確認すること」は実はマジックワードなのです。

  • ほんといつも味方になって下さっててありがたいです。
  • この不況の時代、貴方の部と私の部が一緒に頑張らないとですね!
  • 一緒に○○部長を説き伏せてかなきゃですよね。

なんてことの無いこのワード、ある種の心理学に基づいています。人は、一度言葉にしたことを取り消しづらいものなのです。「そうだね、僕は君の味方だね」「PJメンバー一丸となって部長を説き伏せていきましょう」等と「YES」の回答を引き出せたら、もう半分勝ったも同然です。

 

上手な人は「当たり前」の事象から「当たり前ではないお願い」に繋げることが、非常に得意です。

「仲間ですよね?」→「YES」→「仲間としての目標はこれですよね?」→「YES」→「では、これをやってくれませんか?」→「YES...」

イメージはこんな感じです。

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段階的に目標に到達する青でいきましょう。

  • 青=段階的
  • 赤=最後の方でイキナリ

 

議論を開始して、最後の方にいきなり「お願いします!」ではダメなのです。少しずつ親密性とロジックを積み上げていって、最後にお願いをする。

個人的には「段階法」と呼んでいます。

「現状認識」を共有する

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挨拶が終わって、すぐ「端的に申し上げると、今日は資料作成をお願いしに参りました。」等と切り出すのはNGです。もう少し、暖気をしないと進みません。

現状認識がマッチしていないと、「え?なんで資料作成なの?面倒だなぁ」と理解を得るどころか、反発を持たれてしまいます。

次は「現状認識を合わせる」ことが重要になります。 

例)私の理解では・・・

自分が捉えている世界観を説明しましょう。過去にこういった案件があった。誰かがこういった。だから、いまこんな課題が出ている。そういった「経緯」を説明しましょう。

  • 理解が完璧ではないかもしれませんが
  • ~~だと捉えております。
  • 前回の話はこうでしたが~~

 

よくある自信のない人の言い方として「私は理解できておりませんが」と言ってしまう方がいますが、これはNGです。逆に不信感をあおってしまうため、ネガティブなワードは必要以上にしないようにしましょう。

議論を開始する

経緯を話し、なぜこの結論に至ったかを説明すると、2パターンに分かれます。経緯の認識に齟齬があった場合と、そもそも面倒だというパターンです。

例)~~だと思っていて。

このフレーズ、かなり使えます。

「Aの案件は含まれないと思っていたのだが」等と反論があった場合、「私はBとCの経緯から、Aの案件は含まれると思っていて、それゆえ、今回の結論に至りました。」等と言うことができます。

他にも経緯説明の際にも「私は業界状況が軟調であることから、ここ数年でリストラの意思決定をしなくてはいけないと思っていて。今回のV字回復プランは業界状況の動向に合わせて作成しました。」等と言う話し方ができます。

例)ともあれ

ともあれ、という接続語もかなり汎用的です。

結論をグイッと変更さえる方向に使えます。「ともあれ、経営トップの見方からすると、A案よりB案ではないでしょうか」等と言う使い方です。

例)確認ですが・・・

最初の認識合わせでズレたままだった場合、このフレーズが生きてきます。「確認ですが、私は営業役員と製造役員の仲が悪いと思っていて、だからこそ、今回のプロジェクトの趣旨は営業部門と製造部門の統合だと理解しているのですが。」そういった使い方です。

「お願い」をする

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 最後に、お願いをしなければなりません。そういった場合は、モヤッと「先ほどまでに出てきた案件、よろしくお願いします」だとNGです。相手は全く覚えません。

例)次回までに~~をお願いいたします。

基本ですが、しっかりとお願いしましょう。本質的に「お願いしなくても、お前が本来やるべき仕事だろうバカ野郎」と思うときもありますが、そういった思いもグッとこらえてお願いしましょう。

営業部の鈴木さんに、営業担当であるA社への通知作成をお願いします」といった言い方です。

例)○○さんのご担当で

話す時に「法務部さんはこのタスクでお願いします」と言ってしまいがちですが、これもNGです。できれば、バイネーム(個人名)で依頼しましょう。「法務部の山田さんに、契約書の取りまとめをお願いします。」こんな感じです。

例)~のため、期限は○○でお願いします。

 当然ですが「期限」を切らないといけません。そういったときに必ず言わなければならないのが「理由」です。なぜ、自分はここまでに実施しないといけないのか?それが明確でないと「いや、俺1週間でやるのきついよ」と反論されます。

ざっくりでも構いません。理由を付けてあげることで、相手は仕事をしやすくなります。「経営会議が10日後ですので、総務の香川さんには8日後までに会議資料の作成をお願いします。短納期で申し訳ありません」等という言い方です。

最後に

いかがでしたでしょうか?

実際に実践してみることが、いちばんの練習です。小さいミーティングで構いません。自分が仕切ってみて、しっかりとまとめられるようになりましょう!!