リーマンライフハック

東証一部上場企業に勤めるサラリーマンが趣味や仕事について書くブログ

簡単!パワーポイントでプレゼン資料を作る前後に見るべきチェックリスト3つ

プレゼン資料づくりに悩む方へ

 

 

私が本社の同僚に聞いたら「自分はプレゼン資料作成力がある程度ある」と思う人は約20%でした。多くのサラリーマンはプレゼン資料作成に苦手意識を持っているということです。

本稿は、そんなプレゼン資料の個人差を少しでも埋めるべく作成しました。基本的には、下記の3つの方針を守れば最低限のレベルをクリアした資料ができるはずです。頑張ってください。

また、資料の最終チェックにも使えるので、資料作成後の見直しにも使ってみて下さい。

①メッセージを明確にする

大企業のプレゼン資料でよく見かけるのが「今年度はわが社は利益の最大化を企図して売り上げアップを進める」というようなメッセージです。

 

↑これでは何も伝わりません。

 

ダメダメな企業のいい例です。会社が利益を出すのも売上アップも当たり前のはずです。そのために何をするかという方向性が全く示されていません。

 

こういった企業もあります。「今年度の課題は、次世代の高性能カーエンジンの開発である

 

・・・社長からこう言われたとき、自分が部長ならどうしますか?迷いますよね?

「最強の馬力エンジンを作るぞ」なのか、「最高の燃費を実現しよう」なのか、人によって受け取り方が全く変わってきます。

このように、受け取り方がブレてしまう表現はやめるべきということです。

 

いま一度、資料のメインメッセージは何か?を考えてみて下さい。

 

もし、あなたが資料を「一文でしか伝えられないとしたら、何を言いますか?」これの回答こそが貴方のメインメッセージです。

最初は自分でもモヤっとしているはずです。そこで<具体法>を使って自分に問いかけていくことをオススメします。

 

<具体法>

  • 「馬力エンジン作らせたい」
  • 「具体的には?」
  • 「車分野のエンジンだね」
  • 「具体的には?」
  • 「ハイブリッド系のエンジンだね」
  • 「具体的には?」
  • 「既存エンジンの改良版だね」

 

こういった質問を繰り返すことで、メッセージが先鋭化されていきます。

また、これで回答できない部分があるとすれば、未決定の部分があるということです。未決定の部分があるということは、本当にそれをやって成功するかどうか分からないということです。

実際のビジネスでは具体論を詰め切ることなどできませんが、上記レベルのことを話せない程度ではそのメッセージが貧弱であると言わざるを得ません。

 

この場合だと「最強馬力のカー・ハイブリッドエンジンを再開発せよ」がメインメッセージになりますよね。こんな形でメインメッセージを作りましょう。

ちなみに、人間が一瞬で認識できる文字数は9~13文字と言われています。Yahoo!のニュースは13文字ですね。ビジネスだともう少し込み入った話になると思うので、パワーポイントのリード文は20文字以内に収めましょう。

 

②ストーリーに納得感を持たせる

メインメッセージが決まったら、ストーリーに納得感を持たせましょう。「理由はないい!ワシの勘で決めたんじゃぁ!」と社長に言われて腹落ちする人はいないでしょう。

でも、理由が自分でも曖昧・・・そんな時は、<なぜなぜ法>を使ってみましょう。

 

<なぜなぜ法>

  • 「馬力エンジン作らせたい」
  • 「なぜ?」
  • 「利益取れそうだから」
  • 「なぜ?」
  • 「ウチしかない技術だから」

こうった問いかけを続けると、論理構成が見えてきます。

論理構成が見えて来たら、プレゼン資料の構成を再度見直しましょう。プレゼン資料を聞いた人は「決める側」の人のはずです。意思決定者が欲しい情報は下記です。これがパワーポイント資料の骨子になります。

  1. 問題の背景・構造
  2. 何を決めなければならないのか?
  3. 論点は何?
  4. 君のオススメは?

 

問題の背景・構造は先ほどの<なぜなぜ法>で分かってきました。何を決めなければならないのか、はメインメッセージです。ポイントは「論点」です。

 

論点って何?

 

人によっても受け取り方が違いますが、重要な選択肢のことだと理解してもらえばよいと思います。

さっきの具体法でいう「未決定の部分」の場合が多いです。エンジン分野の利益を上げることは社内の合意がとれていそうです、しかし、「本当に馬力エンジンでいいの?燃費エンジンじゃダメなの?」は未確定だと思われます。で、あれば論点は「馬力なのか、燃費なのか」が分岐点になるはずです。

 

もし馬力エンジン社内合意が取れているのであれば、さらに具体法で掘り進んだ「ノーマルエンジンなのか、ハイブリッドエンジンで進めるべきか?」が論点になるはずです。

 

社内で合意されていない重要な分岐点は何かを明示しましょう。

 

インパクトを与える

聴衆は、基本「寝ている」と考えた方がいいです。あなたの話なんて話半分にしか聞いていません。

うおっ!なんかコイツ普通じゃないこと喋ってるゾ!と思わせることが大切です。

 

最初にインパクトを与える

話の最初にインパクトを与えましょう。

特にプレゼンの冒頭部分です。

 

「昨今、エンジン業界においてはリーマンショックの影響もあり、一度底値になっていたものの、2015年ごろから浮上してきた課題である水素エンジンをベースに競合4社が熾烈な争いを続けた結果、現状の売上高構成になっておりますが、それを分析しました結果・・・」等と言っても誰も聞きません。

 

しかし「経営陣の皆さん、今すぐハイブリッドエンジンを開発しないと10年以内に我が社は潰れる、これからその話をします」と言われたら、どうでしょう?聞きますよね?

 

多少、強引だったり無理やり感があっても構いません。失礼なことを言っても後でフォローすればいいだけの話です。

 

とにかく最初にぐいっと話に引き込みましょう。

 

 

図・表を上手く使う

わざわざパワーポイントを使うのであれば、図表がキモとなります。図を使わないならワードで十分なはずです。

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これはダメダメな例です。何がいいたいのかよくわかりません。

 

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こちらの方が段違いに分かりやすいはずです。

 

センスも磨きましょう。

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これではエンジンを作る気になりません・・・

 

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こちらの方がハイスペックエンジンに合致するはずです。

こういったセンスの修練は常に行いましょう。

 

以上です。

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